接待工作是机关办公室工作系统的重要环节，接待工作水平高低能够集中反映一个机关的整体形象，能够展示出接待人员的素质和能力，同时对于推动工作开展也具有十分重要的作用。在新形势下，为适应机关文化宣传发展要求，办公室接待工作必须做到热情周到、耐心细致、规范有序、来宾满意，从而更好地发挥职能部门作用，以实际行动树立现代机关的新形象。
                                认真细致准备
    充分的准备是保证接待工作质量的前提。首先要沟通情况，了解意图。了解清楚来宾人数、身份等，掌握上级领导来检查指导哪些工作或来访客人的主要目的、有什么要求、活动的方式等等；其次，超前考虑，周密安排。考虑中的每项任务、每一个环节都要细化任务，做到分工合理，责任明确，使每项工作都有人负责、有人承担、有人落实。接待工作考虑成熟之后，及时向主管领导汇报，征求领导意见，并按照领导要求进一步完善接待工作。 进入具体实施阶段一是要详细安排，让每个参与人员都明确自己的职责和任务；二是对所需材料必须在会前整理出来，发现不足，及时采购；三是通知餐饮部门的准备工作。各项细节都必须考虑到、安排到，确保万无一失。
      接待工作比较繁杂，每一个环节都直接或间接地影响到单位的整体形象，接待人员一定要细心、小心，不能粗心大意、宁可备而不用，不可用而不备，否则就会在变化了的情况面前束手无策，易出漏洞。这方面的体会是很深的，偶然的情况，往往会使我们措手不及。办会要经得起检验，办事要经得起核查。计划要周详，行动要谨慎。接待人员必须使自己养成细心再细心的工作习惯。
                              热情周到服务
在具体接待工作中，要安排好迎接、会务、餐饮、送行等工作，并注意搞好协调配合，使各个环节衔接妥当。要及时与来宾随行人员取得联系，以便得知来宾何时出发。迎接来宾时还要注意自身行走的位置、问候握手时的动作、介绍来宾的顺序及会议座次的安排等；其二，要注意会务过程中服务的细节；其三，餐饮要提前征求意见，了解来宾一行中有无少数民族或其他注意事项，以便更得心应手，更容易使来宾感觉考虑的周到、服务的到位。最后，注意送行时的礼节。
                              及时全面总结
    要对每次接待活动进行认真全面的总结，看看哪些方面是来宾最满意的，哪些方面还存在一些问题或不足，好的方面要继续发扬，不足之处注意弥补改进。要通过总结不断提高接待质量和效率，使今后的接待工作责任分工明确，头绪层次清楚，既让客人满意，又能降低接待成本。一个单位能不能给来访领导留下良好的印象，除了这个单位的硬件设施之外，接待人员的素质也是一个重要因素。这就要求接待人员要十分注意接待礼仪，在接待时要衣着整洁得体，言谈热情文雅，举止庄重大方，注意把握分寸，掌握尺度，做到朴实、真诚、热情，使来访领导有“宾至如归”的感觉。同时，工作人员要注意平时的学习积累，了解掌握各方面的知识，特别是对本单位的情况要了如指掌，以便更好地做好接待工作。
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